Business casen tärkeys
Home » ICT » Business casen tärkeys

Business casen tärkeys

posted in: ICT | 0

Yleisesti sanotaan, että reilusti yli puolet IT-projekteista epäonnistuu. Ne ylittävät budjetin, myöhästyvät tai lopputulos ei vastaa odotettua. Asiaa on tutkittu ja tutkimukset vahvistavat sen. Perustuen omaan pitkään kokemukseeni IT-alalla voin allekirjoittaa, että monesti juuri näin tapahtuu. On enemmän sääntö kuin poikkeus, että projekti myöhästyy ja samalla myös budjetti ylitetään.

Miksi näin tapahtuu? Voitaisiin väittää, että hankkeeseen osallistuvien henkilöiden osaaminen ei ole kohdallaan tai tavoitellaan jotain, mikä ei ole edes teknisesti mahdollista. Toisaalta voitaisiin sanoa, että ladan hinnalla ei saa mersua. Mutta ei, mielestäni kyse ei ole tästä. IT-projekti on monesti kuin liikkuvaan junaan hyppäämistä, liiketoimintaa ja sen kehittymistä kun ei voi pysäyttää projektin ajaksi. Väitän, että suurin osa IT-projekteista epäonnistuu, koska niitä ajatellaan, käsitellään ja johdetaan IT-projekteina. Todellisuudessa IT-projekti on aina osa hanketta, jossa muutetaan toimintatapoja liiketoiminnassa. Se on käytännössä työkalu muutokselle. Tästä päästään mielestäni yhteen IT-projektien suurimpaan haasteeseen, business casen rakentamiseen.

Monesti ajatellaan, että business case on lähinnä takaisinmaksulaskelma, jolla haetaan hyväksyntä investointipäätökselle. Usein käykin niin, että projektin jälkeen business case on jo unohdettu. On toisaalta niinkin, että kun puhutaan prosessimuutoksista, IT-hankkeista ja kulttuurin muutoksesta, business casen laskenta on merkittävästi haasteellisempaa kuin hankkeesta, jossa hankintaa esimerkiksi tuotantolinjalle uusi pakkauskone. Mikä hyvä business case oikeastaan on ? Se on tiivistelmä muutoksesta, jossa on kuvattu hankeen taustat, hyödyt, vaikutukset organisaatioon ja erilaiset skenaariot. Business casea luotaessa on erittäin tärkeää arvioida liiketoimintaprosessin muutoksen vaikutuksia järjestelmiin ja ihmisiin. Tärkeä osa business casea toki on se, että saadaan selville taloudelliset vaikutukset.

Oleellista on kuitenkin se, että ryhmä eri osaamisalueiden ihmisiä käy hankkeen läpi ennen kuin rahaa ja resursseja sidotaan investointiin. Hanke arvioidaan samalla eri liiketoimintanäkökulmista. Käytännössä business case on hankeen tärkein dokumentti. Business caseen on koottu kaikki se tietämys, joka päätöksentekohetkellä on saatavissa. Siinä on analysoitu muutosten vaikutukset ja pyritty muuttamaan ne rahaksi. Tästä syystä on erittäin tärkeää, että business casea seurataan koko hankeen ajan ja päätöksentekopisteissä päivitetään sitä. Jokainen projektiin tehtävä muutos tulee arvioida business casen kautta.

Palaan takaisin alkutekstin väittämään tai yleiseen näkemykseen, että yli puolet IT-projekteista epäonnistuu. Väitänkin, että useimmiten kyseessä ei ole IT-hankkeen epäonnistuminen vaan kyse on siitä, että mittarit hankkeen onnistumiselle on asetettu väärin. IT-projektin myöhästyminen on merkityksetön, jos samalla pystytään tehostamaan liiketoimintaprosessia niin, että koko hankkeen takaisinmaksuaika lyhenee puoleen. Tai mitä merkitystä on sillä, että alussa määritellyistä toiminnallisuuksista jää 10 % toteuttamatta, jos hankkeen aikana tapahtuneen prosessikehityksen myötä ne ovat jääneet tarpeettomiksi? IT-projektin kannalta epäonnistuminen, mutta business casen näkökulmasta erittäin järkevää.

Kun projekti on ohi, business case voidaan haudata projektidokumenttien joukkoon ja unohtaa? Näinhän ikävä kyllä usein tapahtuu. Tämä on mielestäni yhden suurimman oppimismahdollisuuden hukkaamista. Projektivaiheen päättyessä, siirryttäessä takaisin liiketoiminnan arkeen, on erittäin tärkeää käydä läpi business case ja tehdä ns. takaisinlaskenta. Tällöin arvioidaan, ollaanko menossa siihen suuntaan, johon projektilla haluttiin liiketoimintaa ohjata. Totuus on kuitenkin se, että eivät kaikki hankkeet onnistu. Vaikka kaikki olisi sujunut loistavasti, maailma on saattanut muuttua ympärillä tai ongelmat, joita ratkaisemaan hanke on perustettu, ovat ratkenneet toista kautta. Liiketoiminnan jatkuvuuden ja toisaalta oppimisen kannalta seuraavia hankkeita varten on suorastaan välttämätöntä käydä läpi business case. Ja kun muistetaan se, että tyypillisesti projekti on oikeasti Projekti 1.0 ja pian on tulossa Projekti 2.0.

Vaikka business case tuntuu vaikealta tehdä, se mielestäni kannattaa tehdä jokaisesta hankkeesta, jota kutsutaan projektiksi, jopa pienistä. Sen ei tarvitse aina olla kaikenkattavat analyysi ja laskelma, vaan arvo sen tekemisessä on kokonaisuuden näkeminen ja kertaalleen hankkeen järkevyyden ja vaihtoehtojen arvioiminen.

Leave a Reply