Näkymyksemme mukaan ICT:n tuottamaa liiketoiminnallista hyötyä voidaan kasvattaa kaikissa elinkaarenvaiheissa. Mitä aikaisemmassa vaiheessa keskitytään liiketoimintahyötyihin sitä paremmin ne toteutuvat. Nykyaikainen yritys käyttää erittäin paljon rahaa IT palveluihin ja projekteihin. Käytännössä yritykset eivät pysty enää toimimaan ilman IT:tä. Yksinkertaistettuna IT järjestelmää voidaan verrata työkaluun tai tuotantolinjaan. Onkin helppo ymmärtää, että vanhentuneet työkalut tulee uusia ja tuontantolinjaa tulee kehittää ja ylläpitää ajantasaisena.

 

 

Lifecycle of applications
Sovelluksen elinkaari

 

IT:tä tulee johtaa kuin liiketoimintaa. Jokaisella järjestelmällä tulee olla liiketoimintalähtöinen tarve tai se pitää poistaa käytöstä. Portfoliota arvioidessa 'IT portfolioanalyysi' on työkalu järjestelmäkartan hahmottamiseen. Analyysin perusteella pystytään luokittelemaan sovellukset liiketoimintahyötyjen ja liiketoimintakriittisyyden perusteella eri ryhmiin. Jotta portfolio kehittyisi, sinne on tultava uutta ja vanhoja, mutta tärkeitä järjestelmiä on kehitettävä. Toisaalta on helppo nähdä mitä järjestelmiä ei enää tarvita, jolloin niihin käytettävät rahat voidaan ohjata portfolion kehittämiseen.

IT-projekteissa keskitytään pääsääntöisesti projektin onnistumiseen. Siihen, että projektin myötä luotu sovellus saadaan käyttöön ja koulutettua loppukäyttäjille. On kuitenkin muistettava, että itseasiassa hyödyt generoidaan vasta projektin jälkeen. Toisaalta, kun lasketaan järjestelmän elinkaarikustannuksia, projekti on pieni osa kokonaiskustannuksesta. On siis erittäin tärkeää keskittyä siihen mitä tapahtuu projektin jälkeen. Oleellista on yhdistää toimiva tuki- ja ylläpitopalvelu ja liiketoimintahyötyjen jatkuva varmistaminen. On myös varmistettava, että IT-käyttökulttuuri tukee muuttunutta toimintatapaa. Mikään ei tuhoa business casea paremmin kuin virtuaalinen excel-maailma.

Aaltokolmikon Business IT -palvelut:

√ Business case - rakentaminen ja takaisinlaskenta

√ IT-käyttökulttuurin kehittäminen

√ Tietovirran epäjatkuvuuskohtien riskianalyysi

√ Järjestelmä- ja toimittajavalinta

√ Business IT:n johtaminen - governance ja mentorointi

√ Sovellusportfolion liiketoimintahyötyjen tehostaminen

√ CRM Boost

Business case - rakentaminen ja takaisinlaskenta

Monesti business case on lähinnä takaisinmaksulaskelma, jolla haetaan hyväksyntä investointipäätökselle. Usein käykin niin, että projektin jälkeen business case on jo unohdettu. Kun puhutaan prosessimuutoksista, IT-hankkeista ja kulttuurin muutoksesta, business casen laskenta on merkittävästi haasteellisempaa kuin hankkeessa, jossa hankintaan esimerkiksi tuotantolinjalle uusi pakkauskone.

Mikä hyvä business case oikestaan on ? Se on dokumentaatio, jossa on kuvattu hankeen taustat, hyödyt, vaikutukset organisaatioon ja erilaiset scenaariot. Kun business casea rakennetaan silloin mietitään liiketoimintaprosessin muutoksen vaikutuksia järjestelmiin ja ihmisiin. Tärkeä osa business casea on saada selville taloudellisesti vaikutukset. Business casea rakennettaessa tarvitaan hyvä näkemys liiketoiminnasta ja etenkin sen muutoksen aikaansaamasta tehostumisesta.

Business casen tulee kulkea ja kehittyä koko järjestelmän elinkaaren ajan. Erittäin tärkeää on tehdä takaisinlaskenta projektin jälkeen ja tarkistaa, että ollaan menossa oikeaan suuntaan. Mutta vähintäänkin yhtä tärkeää on seurata kun järjestelmän on 'business as usual' vaiheessa.

IT-käyttökulttuurin kehittäminen

IT-käyttökulttuurilla on suuri vaikutus liiketoimintahyötyjen saavuttamiseen. Mikään järjestelmä ei ole sen parempi kuin sen käyttäjät. Sallittakoon hieman alatyylinen vertaus ruotsinkielisestä sanonnasta, joka kuvaa hyvin tilannetta: Tårta på Tårta eli suomeksi: torttua sisään ja torttua ulos. Tietojärjestelmissä mikään ei ole sen tärkempää kuin lähdetietojen eheys ja luotettavuus. Monet yritykset elävät ikävä kyllä excel-todellisuudessa. Kun järjestelmän tietoihin ei luoteta, ne otetaan järjestelmästä exceliin ja niitä sitten säädetään manuaalisesti 'oikeiksi'.

Käyttökulttuurin kehittäminen on prosessi, joka alkaa nykytilan kartoituksesta. Kartoitus tehdään nykyaikaisilla kyselytyökaluilla sekä henkilökohtaisin haastatteluin että verkkopohjaisesti. Kyselytyökaluna Aaltokolmiko käyttää nykyaikaisia verkkopohjaisia kyselytyökaluja. Prosessin seuraavat vaiheet ovat : IT-käyttökulttuurin analyysi, tavoitetilan määrittely, nykytilan ja tavoitetila vertailu, keskeiset muutostarpeet, muutosohjelman käynnistäminen, muutoksen mittarointi , seuranta ja varmistaminen. Olemme mukana koko prosessin ajan muutoksen ohjausryhmässä varmistaen määritellyssä suunnassa pysymisen.

CRM Boost

Suurimpaan osaan suomalaisia yrityksiä on hankittu CRM-järjestelmä. Se voi olla yksikkökohtainen tai koko yrityksen kattava. Monesti tilanne on se, että järjestelmän käyttö on vähäistä ja toisaalta järjestelmä ei palvele sen tärkeintä käyttäjäkuntaa, eli myyntiä.Käytännössä CRM-järjestelmät ovat enemmänkin raportointointijärjestelmiä kuin myyntityötä tehostavia järjestelmiä.